Gestión Administrativa

Como bien se menciona en el artículo 29 de La Ley, la administración puede estar a cargo de una persona física o jurídica. Será nombrado, removido y designado en sus facultades de acuerdo a lo que dicta el reglamento de administración del condominio. La asamblea de propietarios le corresponderá asignarle el salario a devengar y el período de su gestión. Su remoción podrá efectuarse en votación de mayoría simple.

Administración Externa.

Los servicios administrativos pueden ser contratados a una empresa dedicada a esta rama inmobiliaria (persona jurídica) en aquellos casos cuando, por motivos ajenos o de interés general del colectivo, o porque no se encuentre dentro de sus propietarios algún encargado de esta misión importantísima para el buen funcionamiento del condominio.

Origen y conceptos de la administración.

Su origen se remonta al inicio mismo de la historia de la civilización y de la vida del ser humano, convirtiéndose en un medio fundamental para el desarrollo de la condición gregaria y la vida en sociedad.

La teoría general de la administración es una disciplina que orienta el comportamiento del profesional en administración y del dirigente empresarial, donde lo que se busca es: enseñar, formar y desarrollar.

Los enfoques conceptuales de la administración varían, según la disciplina del conocimiento o el interés de la persona que hace el esfuerzo por definirla como:

• Proceso, consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar,
• Desempeño, el desempeño para concebir y lograr los resultados deseados, por medio de esfuerzos humanos,
• Fuerza; es el motor que dirige un negocio y que es responsable de su éxito o fracaso,
• Logros; es alcanzar las metas mediante el recurso humano y la tecnología de hoy en día; es la PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN.

Aún tratándose de una organización como lo son los “condominios”, éste compromiso hay que tomarlo con la seriedad del caso. Como pequeña organización donde interactúan varias personas donde no siempre todos convergen en un mismo pensamiento organizacional; es necesario que el administrador u oficina administrativa elabore un presupuesto de operación para cada período donde se van a ejecutar las obras, inversiones y proyectos que los asambleístas aprobaron con anterioridad.

Fondo Económico de Contingencia.

Parte de la labor administrativa es, prevenir gastos imprevistos por medio de la creación de un fondo económico de contingencias. Éstos pueden ser utilizados para cubrir eventos de carácter estructural, de la salud, de proyectos futuros o para que la operación del condominio no ser vea interrumpida por el impago de los condóminos.
Una sana administración de recursos económicos es aquella donde las cuentas por cobrar "condóminos" relacionadas al aporte por gastos comunes, no presentan un índice mayor al 10% de los ingresos. Casi siempre hay atrasos por parte de algunos condóminos con las obligaciones que éste debe cumplir con el condominio. Previniendo estos acontecimientos, el administrador debe desarrollar estrategias para recaudar todos los ingresos posibles. Como por ejemplo: habilitar varias cuentas con el sistema bancario, que los condóminos tengan la oportunidad de pagar vía transferencia electrónica, depósito bancario, tarjeta de crédito; o simplemente, hacer el cobro directo a cada propietario en su residencia.

Redes de Apoyo.

Establecer grupos o redes de apoyo para emergencias de tipo emocional, económicos o de la salud; son importantes en esta comunidad organizada. Hay situaciones o crisis personales que se manejan mejor en pequeños círculos integrados por vecinos más cercanos. Estos mismos grupos, pueden establecer para sí mismo fondos económicos privados para afrontar eventos imprevistos entre ellos; como también, casi siempre dentro de la comunidad conviven un cierto número de profesionales que pueden aportar sus conocimientos de una forma gratuita o de bajo costo.

Por otro lado, la misma administración puede contratar asesorías y capacitaciones para aquellos condóminos que deseen conformar un grupo de primeros auxilios estructurales o prevención contra incendios, terremotos, huracanes, etc.

LIMITACIONES

Limitaciones de la Propiedad.

Al derecho de Propiedad Horizontal o Propiedad en Condominio, no se le pueden aplicar los mismos criterios que se le aplican al derecho de propiedad ordinario, ya que desde su constitución u origen, está sometido “voluntariamente” por diversas limitaciones producto de la “comunidad” de que participa. De esta dualidad de derechos, coexiste un derecho singular y exclusivo perteneciente a la propiedad en sí como el espacio delimitado; y por otro lado, un derecho de copropiedad (comunero) sobre los elementos, recursos, servicios y áreas comunes.

De esta “UNION” decimos entonces que surgen dos relaciones, aunque de distintos alcances y caracteres. Éstos están inseparablemente unidos. Las limitaciones hacia el propietario o adquiriente, básicamente se refieren a:
 las derivadas de su condición de condóminos individuales (propiedad privada), y
 las de copropietarios sobre los bienes y áreas comunes; los que a su vez, son indivisibles e inembargables.
Así las cosas, “estamos en presencia de una compleja figura que participa en parte de caracteres del dominio, como lo son el uso, goce y disposición del bien; como también de elementos propios que impone la copropiedad, sobre todo en los llamados bienes comunes, que por Ley y doctrina abarca entre otros; los suelos, terrazas, escaleras, ascensores, electricidad, agua, cloacas, y otros; pero con la singularidad que bienes como estos no son susceptibles de división”. (Cita: libro “La Propiedad”, Editorial Juricentro SA, de 1983, ensayo Rogelio Sotela Montagne, pág. 251) Más adelante se estará ampliando este tema en “Sociabilidad y Convivencia”.


Limitaciones del Propietario.

La Ley expresa en su artículo 16 “cada propietario podrá efectuar obras y reparaciones en el interior de su finca filial; pero le estará prohibida toda innovación o modificación que afecte la estructura, las paredes maestras u otros elementos esenciales del condominio. En cuanto a los servicios comunes y las instalaciones generales, los propietarios deberán abstenerse de todo acto, aún en el interior de su propiedad, que impida o haga menos eficaz la operación o el aprovechamiento”.

“El artículo relaciona, en su primer párrafo, el alcance y proyección sobre las cosas comunes como consecuencia de las obras en la filial. El propietario, como autorizado, puede realizar obras y reparaciones en el interior de su filial. Estos actos, derivados de la titularidad respectiva, son producto de la autonomía de la voluntad, sin embargo, toda reparación u obra, deberá, de una parte, ajustarse a las regulaciones municipales y de otra, a las estatutarias y físicas de la finca en relación, pero no deberá y por tanto está prohibido, afectar los derechos de otros propietarios, dentro y fuera del condominio, como la seguridad y estructura del edificio, paredes maestras y otros elementos esenciales. (Consúltese además, artículo 35 inciso a) de esta Ley). La obligación de respeto por lo ajeno, es básica y no debe olvidarse.

Muchas veces, las obras y reparaciones resultan adecuadas para el fin deseado, otras, las menos, en modificaciones que lesionan derechos de terceros. Por eso, se considera importante consignar en el reglamento de administración y condominio, la regulación del aviso previo al administrador, para determinar, por ejemplo, la viabilidad de las modificaciones en el sentido de que no afecten a otros propietarios, la seguridad y estructura del edificio y resto de elementos esenciales, y en caso de que ocurran actos que perjudiquen tanto al o los propietarios, éstos y el administrador del condominio (Art.30 de esta Ley) podrán ejercer contra el propietario las acciones de cesación de la obra y de responsabilidad respectivas.

Se estima, que la participación del condómino por mantener su parte privativa en buen estado de uso y conservación es activa, positiva y correlativa con el derecho de realización de obras y no pasiva. Por tanto, la buena convivencia, como se dijo, parte de la idónea conservación de lo privativo y la falta de obras de conservación afectará, sin duda, la normal convivencia”. (Fuente: Ley 7933 Reguladora de la Propiedad en Condominio de Evelyn Salas M, y Jaime Eduardo Barrantes G, paginas 143 y 144).

Organización y Procesos

Sociabilidad y Convivencia

1.- La figura del “condominio” se establece como una figura de interés social, bajo declaratoria del Banco Hipotecario de la Vivienda. Estos tienen y disfrutan de todos los derechos especiales, de los programas, de las normas específicas, de las facilidades crediticias, las subvenciones, los controles y las obligaciones de que goza la vivienda de interés social, sin perder por ello ninguna de las prerrogativas de la propiedad en condominio. En la Constitución Política (CR) en su artículo 65, se establece la obligación para el Estado Costarricense de promover la construcción de viviendas de interés social.

Su Organización y Estructura

Como sistema abierto, es una organización integrada por diversas personas que pueden ser: propietarios, adquirientes, arrendatarios, cesionarios o socios. Tiene ciertas características que lo identifican con las demás organizaciones en cuanto a su comportamiento no así en su interés y propósito; ya que El Condominio es una organización sin fines de lucro donde se agrupan personas en busca de una vivienda. Tal sistema permite que sus residentes, se beneficien del régimen de vivienda de interés social, y puedan aprovechar las bondades y virtudes del condominio. El sistema deberá perfeccionar la tutela de la información (reglamento) para que el residente conozca el sistema y ambiente condominal. Sus características son:

1. Homeostasis. (Equilibrio dinámico)
2. Adaptabilidad. (Cambio del régimen)
3. Morfogénesis. (Capacidad de sus residentes para adaptarse al medio ambiente)
4. Sinergia. (Esfuerzo simultaneo de toda la comunidad en beneficio de una misma función o propósito) Dar lo mejor de sí, integrarse a la actividad social.
5. Geneantropía o entropía negativa. (Desgaste, desintegración y extinción)
6. Son sistemas compuestos por personas que tienen una interacción comunitaria continua e incesante.
7. Los individuos coordinan distintas actividades con el fin de proponer proyectos planeados con el medio ambiente organizacional.
8. Los residentes deben conocer la vida interactiva social y privada que debe prevalecer a lo interno y preservar la paz, armonía y cooperación entre todos los propietarios condóminos y arrendatarios.

Sociedad de Organizaciones.

Actualmente, el mundo moderno se caracteriza por la sociedad de organizaciones. Se nace y se vive en y por las organizaciones. Las decisiones y acciones de las empresas producen un impacto directo sobre los grupos sociales y la comunidad; sea positivo o negativo. Ello lleva a que se ejerza cierto tipo de poder sobre la sociedad o comunidad de nuestro alrededor. Esta comunidad (pueden ser los condóminos) son el reflejo de su organización administrativa, y estas modifican o transforman su entorno y comportamiento de los individuos y grupos sociales, creando una relación directa entre ambos (a lo interno y externo).

Tomando las relaciones de vecindad como ejemplo, podemos decir que son relaciones informales o espontáneas, donde la interacción comunitaria ejerce influencia sobre la operación formal de la organización (condominios en general). Se da una relación mutua: el residente trasmite su cultura, su conocimiento, su idioma, su idiosincrasia, para opinar sobre lo que le gusta o disgusta, para mejorar su entorno o para obstaculizar el cambio propuesto por la mayoría. A este comportamiento humano se le llama "Geneantropía". Sucede cuando algún o algunos condóminos no acostumbrados a vivir dentro de una comunidad organizada, interfieren en la dinámina administrativa y grupal para imponer sus propios criterios o pensamientos apartándose del objetivo principal que es el: disfrute, la paz, la armonía, el medio ambiente, los bienes y cosas comunes que ofrece éste régimen especial.

Y todo esto se puede reflejar cuando los condóminos se reúnen como asamblea. En este seno se ventilan todos aquellos asuntos de interés subjetivo u objetivo; personales o generales buscando el progreso y bienestar de todos los residentes.
La vida del ser humano depende de las organizaciones y éstas dependen del trabajo de aquellas: las personas nacen, viven, crecen, aprenden, trabajan, se divierten, son curadas y mueren dentro de las organizaciones.

Terminología

Definiciones.

1- Administrador: es la persona física o jurídica que es nombrada por la asamblea de condóminos para realizar las tareas de administración del condominio. 2- Anteproyecto: es el plano general preliminar que muestra mediante un diseño de sitio como se propone desarrollar el condominio, pudiendo contener la descripción de cada etapa como una finca filial que puede ser matriz de un nuevo condominio. 3- Área común: cosas y bienes de uso general o restringido, independientemente de si están construidas o no y según se destine al uso y aprovechamiento de todas las fincas filiales o de sólo algunas de ellas. Se compone para efectos de este reglamento del área común libre y del área común construida. 4- Área común libre: es la parte de terreno que pasa a ser propiedad de todos los condóminos y se destina a uso general y no soportan ninguna construcción. 5- Área común construida: corresponde a las construcciones que quedan en copropiedad, son áreas indivisibles y de uso general común. 6- Área privativa construida: área construida de cada finca filial, que excluye los bienes comunes localizados dentro de sus linderos. 7- Área privativa no construida: superficie privada descubierta, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos. 8- Asamblea de condóminos: es el órgano supremo del condominio en donde conforme a su competencia, se tratan, discuten y resuelven, en su caso, asuntos de interés común. 9- Cobertura: proyección horizontal de una estructura o el área de terreno cubierta por tal estructura. 10- Coeficiente de copropiedad: índice que establece la participación porcentual en los bienes comunes del condominio de cada uno de lo propietarios de fincas filiales. 11- Condominio: inmueble susceptible de aprovechamiento independiente por parte de distintos propietarios, con elemento comunes de carácter indivisible. 12- Condominio vertical: modalidad mediante la cual cada condómino es propietario exclusivo de parte de la edificación conformada por varios pisos y en común de todo el terreno y edificaciones instalaciones de uso general. 13- Condominio horizontal: la modalidad donde cada condómino es propietario exclusivo de un terreno propio y de la edificación construida sobre él y copropietario de las áreas comunes. 14- Condominio mixto: son aquellos donde pueden presentarse en una misma finca matriz, condominios verticales y horizontales. 15- Condominio combinado: es un proyecto donde se combina diferentes usos y tipos de edificaciones, deben ser compatibles entre sí y deben ajustarse a la normativa que regula la zona donde se localicen. 16- Condominio de condominios: proyecto donde las fincas filiales se conforman a partir de la subdivisión de una finca filial matriz. Lo anterior debe permitirse en los reglamentos de condominio y administración, tanto de la finca matriz inicial como de la finca filial matriz; contener ambos reglamentos las normas que regulen la relación entre los condominios y de cómo se ejercerán los derechos y obligaciones de los propietarios y/o condóminos. 17- Condominios de lotes: son aquellos donde las fincas filiales corresponden a predios horizontales, que pueden ser destinados a uso agrícola, industrial, pecuario, turístico, comercial, habitacional, de recree y/o cualquier otro propósito lícito. Pueden estar destinados a la presta o para construir edificaciones. En los condominios horizontales de lotes cada finca filial será denominada finca filial individualizada. 18- Conjunto: desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios o varios lotes, que comparten áreas y servicios de uso y utilidad general, como las vías internas, los estacionamientos, las zonas los muros de cerramiento, y otras áreas. Puede conformarse también por varias edificaciones de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes. 19- Condohotel: modalidad de operación de hospedaje en que la propiedad del inmueble está acogida a la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, o aplica principios contenidos en ésta y en el que la explotación hotelera está garantizada mediante un contrato de administración, con una empresa operadora hotelera que asume las funciones correspondientes a los administradores según la Ley y las que se derivan del carácter hotelero de la operación. El 70% de tiempo al año debe dedicarse el establecimiento como mínimo al de hospedaje, y el 30% puede ser utilizado por los condóminos. 20- Concesión: acto unilateral de la Administración Pública que concede, durante un plazo determinado, a un particular el uso privativo sobre un bien de dominio público. 21- Concesión filial: filial resultante de la partición de la concesión original, cuando se somete a las disposiciones de la Ley de Propiedad en Condominio. 22- Derecho de vía: el ancho total de la calle, callejuela, sendero o servidumbre, que corresponde a la distancia entre líneas de propiedad, incluyendo la calzada, con la posibilidad que contenga franjas verdes y aceras. 23- Edificio: construcción de uno o varios pisos levantados sobre un terreno, cuya estructura comprende un número plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con el uso establecido, para la zona donde se ubique de conformidad con el plan regulador respectivo o la clasificación de uso dado por la Dirección de Urbanismo, además de áreas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al régimen de propiedad en condominio, queda conformado por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes. 24- Finca filial: unidad privativa de propiedad dentro de un condominio, que constituye una porción autónoma acondicionada para el uso y goce independientes, comunicada directamente con la vía pública o con determinado espacio común que conduzca a ella. 25- Finca filial matriz: es toda finca filial que por sus características propias en cuanto a tamaño, disponibilidad de accesos y servicios, permite constituir un nuevo condominio dentro del condominio inicial. 26- Finca matriz: inmueble queda origen al condominio, constituido por dos o más fincas filiales y sus correspondientes áreas comunes. 27- Mayoría simple: el 50% más uno del total de votos o condóminos, según sea el caso. 28- Régimen de propiedad en condominio: régimen especial de propiedad constituido por lotes y/o edificaciones, susceptibles de aprovechamiento independiente, que atribuye al titular de cada uno de ellos además de un derecho singular y exclusivo sobre los mismos, un derecho de copropiedad conjunto e inseparable sobre los restantes elementos, pertenencias y servicios comunes del inmueble. 29- Reglamento de condominio y administración: es el instrumento jurídico que complementa y especifica las disposiciones de la Ley de Propiedad en Condominio de acuerdo a las características de cada condominio. Es el es que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad en condominio. 30- Vías internas: calles colectoras que sirven para canalizar el flujo vehicular dentro del condominio. 31- Unidad habitacional: vivienda unifamiliar.